ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO

Funciones Auxiliar Administrativo del Estado

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¿A qué se dedica un Auxiliar Administrativo del Estado?

Si optas por prepararte para lograr una plaza en el Cuerpo de Auxiliar Administrativo del Estado, adscrito a la Administración General del Estado, debes saber que:

las principales funciones a desempeñar como Auxiliar Administrativo del estado serán: Ofimática, archivo, registro , Atención al Público y tareas de apoyo.

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Resumen de las funciones de un Auxiliar Administrativo del Estado

CategoríaTareas

Habilidades de Oficina

- Mecanografía avanzada y trabajos de carácter mecanográfico.
- Archivo y registro de documentos en diversos formatos.
- Tramitación de expedientes administrativos relacionados con personal y finanzas.

Competencias Digitales

- Uso eficiente de software de oficina y programas específicos de gestión.
- Envío y gestión de correos electrónicos.
- Escaneado y fotocopiado de documentos necesarios para el flujo de trabajo.

Gestión de Tiempo y Organización

- Administración eficaz de calendarios y agendas de reuniones.
- Planificación y coordinación de tareas y eventos.

Comunicación y Servicio al Cliente

- Atención al público: tanto telefónicamente como en persona para resolver consultas y trámites.
- Redacción de cartas; informes y boletines adaptados al contexto territorial y organizativo.

Análisis y Documentación

- Realización de tareas de cálculo sencillo para la gestión de datos.
- Estadísticas y clasificación de documentos según criterios establecidos.
- Preparación de certificados y documentación oficial.

Apoyo y Desarrollo Profesional

- Tareas de apoyo general en la unidad o departamento asignado.
- Posibilidad de asumir responsabilidades adicionales y proyectos especiales según la capacitación y el rendimiento demostrado.

¿Cuáles son las funciones específicas de un Auxiliar Administrativo del Estado?

Los Auxiliares Administrativos se clasifican dentro del grupo C2, lo que señala que para presentarse a las oposiciones de Auxiliares Administrativos se requiere, como mínimo, poseer el título de Educación Secundaria Obligatoria (ESO) o un certificado equivalente. Es importante diferenciar las responsabilidades específicas de los Auxiliares Administrativos del Estado de aquellas asignadas a los que trabajan en entidades locales, comunidades autónomas o instituciones educativas como las universidades. Cada ámbito tiene sus propias funciones y requisitos particulares:

  • Mecanografía, archivo, registro o similares

Tu día a día, por tanto, en alguno de los organismos arriba indicados, consistiría en el uso de diferentes programas informáticos, envíos de correos electrónicos, escaneado y fotocopia de documentos, gestión eficiente de calendarios y de agenda de reuniones asignadas, etc.

Además de estas funciones, y dependiendo siempre del lugar de trabajo asignado, es posible que también debas acometer funciones, enfocadas al área territorial en el que te encuentres destinado, tales como: estadísticas y clasificación de documentos, redacción de cartas, informes o boletines.

  • Tareas de cálculo sencillo

Labores que requieran de la ejecuciones de calculo primario como puede ser el calculo de porcentaje.

  • Tramitación de expedientes administrativos

Tales como certificados, pertenecientes al área de personal o incluso partidas de gastos.

  • Atención al público

Que podrá ser tanto telefónica, respondiendo consultas y dudas generales de los ciudadanos orientadas al ámbito donde desarrolles tus funciones o presencial.

Este tipo de atención es muy común en puestos asignados en comisarias, oficinas del SEPE, etc. En ellas el funcionario atiende previa cita a los usuarios que necesitas resolver trámites administrativos de diversa índole.

  • Tareas de apoyo

Requeridas por la unidad o departamento en el que se preste servicio. A menudo es posible que si muestras capacitación tus superiores te asignen tareas de más responsabilidad.

En definitiva, se trata de un perfil, muy enfocado a la atención ciudadana en sus distintas variantes. Y, aunque no todos los puestos lo requerirán, si es cierto que la gran mayoría implicarán un contacto continuado, bien telefónico o bien cara a cara, con otras personas, así como una capacidad
de comunicación y de dominio de las tareas que te permitirán ser eficiente y resolutivo en tu día a día.

Pulsa en el siguiente enlace si quieres más información sobre las Oposiciones Auxiliar Administrativo del Estado.

¿Dónde trabajan los Auxiliares Administrativos del Estado?

Las distintas tareas arriba mencionadas y otras específicas de cada puesto, son las que desarrollan a diario los funcionarios pertenecientes al cuerpo de Auxiliar del Estado en los diversos organismos adscritos a la Administración Estatal. Concretamente estos espacios se dividen en tres grandes áreas:

  • Órganos centrales:

Integrados por los distintos Ministerios o departamentos en los que se organiza la Administración General del Estado.

  • Órganos territoriales:

Son aquellos espacios en los que el Gobierno tiene representación a lo largo del territorio nacional. Se enmarcan en Comunidades Autónomas, Provincias e Islas. En estos espacios se supervisan y se ofrecen servicios propios de la Administración General del Estado.

  • Entidades y organismos dependientes de los anteriores.

Además, debes saber que, al tratarse de una oposición de ámbito nacional, los destinos se distribuyen por todo el territorio nacional. Concretamente podrás trabajar como Auxiliar allá donde se ubiquen dependencias de la Administración del Estado. Aunque lo normal es que se trate de capitales o municipios importantes que alberguen dependencias de Hacienda, Subdelegaciones del Gobierno, oficinas de la Seguridad Social y del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), Jefaturas Provinciales de Tráfico, Comisarías de Policía, etc.

Puestos más comunes

Descripción

Asistente de Oficina

Encargado de tareas generales de oficina proporcionando soporte vital para el mantenimiento de registros y la organización.

Especialista en Gestión Administrativa

Un papel crítico que implica la coordinación y manejo de actividades administrativas para asegurar la eficiencia operativa.

Asistente en Asuntos de Extranjería

Este rol se enfoca en la gestión de documentación y procedimientos relacionados con individuos no nacionales asegurando el cumplimiento de las regulaciones vigentes.

Coordinador de Admisiones

Responsable de la gestión eficaz de los procesos de entrada garantizando una experiencia fluida para las nuevas incorporaciones.

Especialista en Información

Este puesto implica la gestión y distribución de información asegurando que los datos clave sean accesibles y precisos.

Técnico en Captura de Datos

Fundamental para la entrada precisa de datos y el mantenimiento de bases de datos actualizadas.

Soporte Administrativo

Proporciona asistencia esencial en diversas tareas administrativas contribuyendo a la eficiencia general de la oficina.

Responsable de Negociado de Información

Un rol de liderazgo que supervisa la gestión de la información y los servicios relacionados garantizando la integridad y la accesibilidad de los datos.

Asistente de Servicio de Información

Se especializa en proporcionar información y soporte a los usuarios asegurando una comunicación eficaz y eficiente.

Técnico en Informática

Apoya en la gestión de sistemas informáticos y soluciona problemas técnicos para mantener la operatividad tecnológica.

Conoce el día a día de un Auxiliar del Estado

Principalmente tu día a día estará muy enfocado a la atención al público. Bien de forma telefónica o bien en persona. En este último caso, la atención podrá ser mediante cita previa o por orden de llegada. Dependerá del centro en el que desempeñes tus tareas.

Algunos de los puestos más populares, que todos podemos visualizar de forma rápida y concreta es el del personal funcionario que nos atiende cuando vamos a realizar tareas a oficinas del SEPE, a las Jefaturas de Tráfico o a la Comisaría de Policía. Pues bien, esos trámites que estos trabajadores de la Administración pública nos ayudan a realizar en determinados momentos de nuestra vida laboral y de ciudadanos, serán las que debas cumplir en tu día a día como funcionario.

Siempre, teniendo en cuenta el área en el que estás adscrito, aprenderás a gestionar los trámites comunes y podrás desarrollar tu labor funcionarial con soltura y profesionalidad

Testimonio de la vida como Auxiliar Administrativo del estado, por Álvaro Clemente

Testimonio Funciones de un Auxiliar Administrativo del Estado: Álvaro Clemente

Soy Álvaro Clemente, Auxiliar Administrativo del Estado, y te voy a contar un poco cómo es mi jornada laboral ¿vale? Empezamos tempranito, con un café en mano, echando un ojo a lo que se viene encima: citas, papeleo, llamadas… lo típico.

La atención al público es lo mío. Ya sea al teléfono o cara a cara, cada persona que atiendo es un mundo. Tienes desde el señor que viene a renovar su DNI y te cuenta su vida, hasta la chica nerviosa por su primer trámite en el SEPE. Es un no parar, pero me mola la variedad; no hay lugar para el aburrimiento.

Entre tanto, también me toca hacer cosas que gustan menos: el papeleo. Documentos por aquí, expedientes por allá. Mantener todo en orden es un una tarea complicada pero con la digitalización, ahora todo es más sencillo. 

El ambiente con los compis de curro es bastante bueno. Sí, hay días complicados pero nos echamos unas risas y todo fluye. Y cuando cae algo nuevo, un cambio de ley o un procedimiento distinto, ahí estamos, apoyándonos y aprendiendo juntos.

Al final del día, lo que te llevas es la satisfacción de haber ayudado a la gente, de haber aportado tu granito de arena para que las cosas rueden bien. No es solo un curro, es sentir que haces algo importante, aunque a veces te toque lidiar con algún que otro gruñón. Pero bueno, así es la vida en la Administración Pública y la verdad, es que me encanta.

¿Quieres conocer las funciones de otros cuerpos del Estado?

Artículo escrito por:

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Javier Esteban

Fundador de Administraciondejusticia.com
Hace 15 años, Javier vivió en sus propias carnes lo difícil que es opositar sin el apoyo de una academia, y se propuso unir al mejor equipo para ofrecer el material necesario, siempre actualizado y disponible en cualquier momento. Especialista en las Oposiciones de Justicia y de la Administración General del Estado.

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Hace 15 años, Javier vivió en sus propias carnes lo difícil que es opositar sin el apoyo de una academia, y se propuso unir al mejor equipo para ofrecer el material necesario, siempre actualizado y disponible en cualquier momento. Especialista en las Oposiciones de Justicia y de la Administración General del Estado.

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